BAB
I
PENDAHULUAN
1.
Latar
Belakang Permasalahan
Kebutuhan
akan informasi sekarang ini menjadi kebutuhan pokok bagi setiap individu.
Bahkan Unesco pun telah mengupayakan dengan tegas agar tercipta sebuah
lingkungan masyarakat yang berpengetahuan dimana kekuatan informasi dan
komunikasi dapat membantu seseorang untuk mengakses pengetahuan yang mereka
butuhkan dalam meningkatkan taraf
hidupnya sehari hari serta bisa memberdayakan potensinya secara maksimal.
Berdasarkan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia
Tahun 1945 Pasal 28 f: “ Setiap orang
berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi
dan lingkungan sosialnya, serta berhask untuk mencari, memperoleh, memiliki,
dan menyimpan informasi dengan menggunakan segala jenis dsaluran yang tersedia.”
Sebagai wujud manifestasinya pemerintah
bersama DPR telah menandatangani Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik.
Sejalan
dengan semangat Transparansi Birokrasi maka setiap instansi pemerintah sebagai
Badan Publik sebagaimana yang tercantum dalam Undang-Undang No 14 Tahun 2008
Tentang Keterbukaan Informasi Publik Pasal
7 wajib menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan
informasi Publik yang berada di bawah kewenangannya kepada pemohon informasi
publik selain informasi yang dikecualikan.
Selain
itu untuk mendukung semangat keterbukaan
informasi publik dan transparansi birokrasi negara telah menerbitkan Undang-Undang No 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan untuk menjamin ketersediaan arsip autentik dan terpercaya.
Dalam
lembaga birokrasi kegiatan kearsipan memegang peranan yang tidak kecil karena
setiap aktifitas administrasi dalam serbuah birokrasi akan selalu menghasilkan
arsip. Namun yang terjadi di lapangan adalah pembiaran ketidakteraturan arsip
oleh institusi birokrasi yang notabene merupakan ujung tombak
pelaksanaan Undang-undang yang berkaitan dengan kearsipan maupun keterbukaan
informasi publik agar informasi yang terkandung di dalamnya bisa diakses secara murah, mudah, dan cepat.
Namun
apa yang terjadi di lapangan meski Undang-undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan telah mewajibkan pembentukan Unit kearsipan oleh setiap pencipta arsip tapi kenyataannya di sebagian
badan publik/instansi pencipta arsip itu belum terjadi.
Kegiatan
pengelolaan kearsipan di instansi pencipta arsip daerah masih lemah terutama dalam
penyajian arsip menjadi informasi dalam artian arsip sudah tertata dan
terdaftar. Kelemahan ini dikarenakan bahwa belum terjadinya dengan apa yang
disebut efektifitas pengelolaan arsip yang berupa kecepatan penemuan kembali arsip dan efisiensi tempat penyimpanan sehingga arsip yang mereka
kelola masih kacau sehingga belum bisa menjadi informasi yang siap pakai. Masih
sering terlihat di banyak Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) terjadi penumpukan arsip di dalam gudang. Kondisi arsip inaktif di SKPD belum dikelola
dengan baik sesuai dengan kaidah kaidah kearsipan hanya ditata dalam rak rak
arsip atau dimasukkan dalam kardus besar bahkan dimasukkan glangsing tanpa adanya daftar pertelaan arsip sehingga saat dibutuhkan arsip sulit untuk
ditemukan kembali bahkan mungkin rusak atau sudah hilang. Apabila keadaan ini
terus dibiarkan bagaimana birokrasi bisa berperan dalam era keterbukaan
informasi seperti sekarang ini.
1.2 Kondisi Saat ini
Sesuai
dengan hasil monitoring dan kajian kearsipan terhadap SKPD yang berada di
Kabupaten Lamongan oleh Baperpus Arsda Kabupaten Lamongan tahun 2014 kondisi kearsipan
dinamis SKPD khususnya arsip dinamis inaktif sangat jauh dengan apa yang kondisi
yang diharapkan Undang-Undang Nomor 43
tahun 2009 tentang Kearsipan, di mana arsip merupakan bukti otentik kegiatan
pemerintahan dan pelaksanaan pembangunan serta sebagai memori acuan dan bahan
pertanggunjawaban nasional dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh negara.
Data
hasil dari monitoring yang dilakukan tahun 2012 tersebut menunjukkan 40% arsip
inaktif perangkat daerah yang ada hanya ditata tanpa dibuatkan daftar arsipnya
dan 60% hanya ditumpuk atau dimasukkan dalam kardus/glangsing dan ditaruh di
gudang yang akan membuat arsip menjadi rusak atau dimakan rayap, kondisi ini
terjadi karena tidak adanya Unit Kearsipan yang khusus menangani arsip dinamis
inaktif.
Selain itu tidak
adanya petugas khusus kearsipan di perangkat daerah sebagai instansi pencipta
arsip memperlemah pengelolaan kearsipan.
Kondisi yang ada urusan pengelolaan kearsipan masih dirangkap oleh seseorang dengan
tugas tugas lain, seolah olah kearsipan adalah masalah sepele yang bisa
dikerjakan sambil lalu
Melihat laju perkembangan informasi yang
semakin cepat sekarang ini badan publik
juga dituntut untuk semakin transparan di era keterbukaan informasi, tentunya
setiap badan publik harus responsif untuk bisa mengikuti perkembangannya dengan
selalu siap dengan penyediaan informasi bagi masyarakat.
1.3 . Kondisi Yang Diinginkan
Keberadaan
arsip inaktif di Instansi Pencipta yang volumenya semakin hari semakin
bertambah menyulitkan bagi instansi tersebut dalam proses penyusutan arsip.
Tujuan utama dari proses pengelolaan arsip adalah efisiensi dan efektivitas
arsip pada saat arsip itu disusutkan maupun pada saat arsip dicari.
Untuk
itu agar proses ini terjadi harus ada petugas khusus pengelola arsip/arsiparis
ditiap-tiap perangkat daerah. Mengingat tugas mengelola kearsipan butuh
ketelitian dan pemahaman tupoksi organisasi dengan cermat maka dari itu perlu
dihindari penunjukan asal asalan pada staf untuk menjadi petugas pengelola
arsip. UU no 43 tahun 2009 sudah mengamanatkan bahwa petugas arsip
haruslah minimal berlatar belakang pendidikan kearsipan tau pernah diklat
maupun bimteks.
Dengan
adanya petugas khusus pengelola arsip kontrol terhadap arsip yang tercipta bisa
lebih mudah dilakukan sehingga pada saat penyusutan mudah dilakukan sehingga
tidak ada lagi penyerahan arsip dalam karung ke Lembaga Kearsipan. Dan perlu
diingat bahwa tugas lembaga kearsipan adalah menyimpan dan menyajikan arsip
statis dan arsip arsip yang retensinya lebih dari 10 (sepuluh ) tahun.
BAB
II
Inovasi
Yang Dikembangkan
Untuk
menyiasati ketiadaan staf yang berlatar belakang kearsipan Badan Perpustakaan
dan Arsip Daerah (Baperpus Arsda) melakukan terobosan dengan menyediakan
pelayanan magan dan pendampingan bagi petugas yang secara khusus diberi
tanggung jawab untuk mengelola kearsipan di Instansi Pencipta arsip. Pencipta
arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan
fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengeloaan arsip dinamis.
Magang maupun
pendampingan untuk memberikan wawasan standar minimal bagi petugas tersebut
akan standar baku yang mesti diacu dalam mengelola arsip dinamis yang menjadi
tanggung jawabnya.
Para petugas
yang magang inilah yang nantinya bertanggung jawab di masing masing Unit
Kearsipan di tempatnya bekerja.
Unit Kearsipan
adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab
dalam pnyelenggraan kearsipan. Selain itu dalam pasal 17 Undang-undang nomor 43
tahun 2009 tentang kearsipan ditekankan
lagi mengenai fungsi Unit kearsipan yaitu:
a. Pengelolaan
arsip inaktif dan unit pengolah di lingkungannya;
b. Pengeolahan
arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;
c. Pemusnahan
arsip di lingkungan lembaganya
BAB
III
Strategi
Pelaksanaan
3.1
Pembentukan Unit Kearsipan
Sekarang
ini ribuan bahkan jutaan informasi terekam lahir dan terus dilahirkan setiap
hari. Tak seorang pun sanggup mengikuti seluruh perkembangan dan pertumbuhan
informasi secara tuntas, bahkan seorang ahli di bidangnya sekalipun, apalagi
jika informasi yang dimaksud tidak ada yang mengelolanya secara khusus (Pawit M
Yusuf dan Priyo Subekti. 2010: hal 8)
Akses
dokumen publik merupakan fenomena global yang tak bisa dijhindari oleh setiap
lembaga pemerintah/badan publik. Dalam setiap badan publik sudah diwajibkan
oleh Undang-Undang No 43 Tahun 2009 Tentang kearsipan untuk membentuk Unit
kearsipan bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis. Karena masih dalam
katagori arsip dinamis, tentunya masih
perlu ketentuan peraturan perundangan oleh pemohon informasi publik yang masih
tergolong arsip dinamis karena dalam prinsip kearsipan yang bisa diakses secara
terbuka adalah arsip statis.
Mengingat
pengelolaan arsip dinamis yang menyangkut penciptaan arsip, penggunaan arsip,
pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip masih banyak terjadi kendala maka
keberadaan Unit Kearsipan yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip
dinamis tersebut perlu dibentuk ditiap-tiap SKPD. Selain itu pembentukan Unit
Kearsipan di masing masing SKPD merupakan wujud pelaksanaan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012
tentang pelaksanaan Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan serta
Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 Tahun 2012 tentang
Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah
akan pentingnya keberadaan Unit Kearsipan di instansi pencipta arsip yang
bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis di
tempatnya. Permasalahan kearsipan khususnya arsip inaktif SKPD sungguh perlu
keterlibatan semua pihak agar
permasalahan yang terjadi bisa dipecahkan secara bersama.
Unit kearsipan sebagai
unit yang bertugas dalam pengelolaan informasi pada SKPD tentunya harus menjadi
perhatian setiap pimpinan SKPD bahwa kegiatan kearsipan harus menjadi prioritas
utama yang berkaitan dengan penyediaan informasi publik.
3.2
Pengiriman pelatihan dan magang di
Baperpus Arsda bagi petugas khusus pengelola arsip perangkat daerah
Untuk meminimalkan kekurangan petugas
yang berlatang belakang pendidikan kearsipan di masing masing instansi pencipta
arsip ini Baperpus arsda membuka layanan magang kearsipan tiap haru yang di
lakukan di depo arsip Baperpus Arsda di Jalan Basuki Rahmat. Kegiatan ini dilakukan
tiap tahun dan terbuka untuk seluruh perangkat daerah di Kabupaten Lamongan.
.
BAB
IV
4.1. Kesimpulan
Pengelolaan
kearsipan merupakan jantung kegiatan sebuah organisasi maka perlu penanganan
khusus agar roda organisasi tidak teganggu jalannya. Oleh karena itu
pengelolaannya tidak bisa diberikan kepada sembarang orang harus kepada orang
dengan latar belakang pendidikan kearsipan.
Selain itu arsip
merupakan dokumen penting Negara sebagai bukti autentik pemerintahan dan
pelaksanaan pembangunan dan sebagai memori acuan dan bahan pertanggungjawaban
nasional dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, arsip harus
diselamatkan dengan baik.
Mengingat sistim
birokrasi kita yang masih Top Down
oriented maka perlu dukungan kuat dari penentu kebijakan untuk menjalankan
amanat UU No 43 tahun 2009 tentang kerasipan akan keberadaan Unit Kearsipan di tiap-tiap SKPD.
Ada beberapa
fakta di lapangan yang ditemukan;
1. Adanya
anggapan yang keliru dari para penyelenggara pemerintahan yang menganggap
mengelola arsip adalah pekerjaan yang tidak penting dan dapat dilakukan pegawai
rendahan.
2. Kenyataan
dilapangan masih kurang adanya komitmen pimpinan dalam pengelolaan kearsipan
yang dibuktikan tidak adanya UNIT
KEARSIPAN di lembaga yang dipimpinnya .
3. Belum
adanya petugas khusus pengelola arsip/ARSIPARIS bagi tiap SKPD
kalaupun ada hanya petugas biasa yang merangkap jabatan sebagai petugas yang
lain.
4.2.
Saran
4.2.1.
Perlu adanya Unit Kearsipan di masing masing perangkat daerah karena itu
merupakan amanat Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009.
4.2.2.
Petugas Khusus pengelola arsip di Unit kearsipan harus ditetapkan dengan keputusan Kepala
Instansi yang bersangkutan.
4.2.3.
perlu komitmen pimpinan akan pentingnya pengelolaan arsip sehingga arsip tidak
menjadi pekerjaan sambilan
DAFTAR
PUSTAKA
Undang-Undang Repeblik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008
tentang keterbukaan Informasi Publik.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009
Tentang Kearsipan
Peraturan Pemerintan Nomor 28 Tahun 2012 Tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Partodiharjo Msi, Drs Soemarno Tanya Jawab Sekitar
Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik,
Jakarta, Gramedia Pustaka Utama, 2008
Yusup, Pawit M dan Priyo Subekti, Teori dan Praktik
Penelusuran Informasi (Information Retrieval) Jakrta. Kencana. 2010
Forest Woody Horton, jr Understanding Information
Literacy: A primer. UNESCO, Paris, France 2008
Tidak ada komentar:
Posting Komentar