JARINGAN KEARSIPAN SEBAGAI SIMPUL PEREKAT BANGSA

Di era perkembangan teknologi informasi sekarang ini membuat orang membutuhkan sebuah sarana yang bisa menjembatani kebutuhannya akan informasi secara cepat dan autentik. Kenapa autentik, karena informasi yang tersaji di dunia maya (internet) lemah reliabilitasnya (tingkat dapat dipercayanya sebuah data/informasi). Menghadapi situasi seperti ini insan kearsipan Indonesia dimotori oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) membuat sebuah pranata informasi yang bisa menyajikan data secara Autentik dan Reliabel.

Melalui Sistim Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) arsip bisa diakses oleh masyarakat dengan tingkat reliabilitas yang tinggi karena arsip merupakan sumber informasi primer artinya sumber dari tangan pertama karena belum mengalami pengolahan dalam artian tersaji apa adanya.
Itulah yang diutarakan oleh Ibu Dini Saraswati Deputi Informasi dan Pengembangan Sistim Kearsipan ANRI dalam rangka Diklat SIKN dan SIKN yang berlangsun 23 s/d 29 Maret 2014 di Pusat Diklat Anri Bogor.

Ditambahkan oleh Kepala Pusat Diklat ANRI Bapak Imam Mulyantoro bahwa ke depan diharapkan semua lembaga publik pusat maupun  daerah ini bisa menjadi simpul yang terhubung JIKN sehingga sehingga dokumen publik yang berada di tiap tiap lembaga bisa tersaji ke publik dengan cara mudah dan murah sebagaimana yang diamanatkan Undang-undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

Sebagai pengelola arsip di daerah penulis menyambut baik rencana ini karena kondisi ini akan berakibat  arsip bisa lebih eksis dan berdaya guna karena arsip pun merupakan informasi yang harus dikelola mengikuti perkembangan teknologi informasi. Kondisi ini tentunya memerlukan adanya keseriusan dari para pemegang kebijakan baik di pusat maupun di daerah agar lebih peduli terhadap manajemen kearsipan. Semua harus bisa menyamakan persepsi bahwa arsip bukan lagi dokumen tak terpakai tapi arsip adalah informasi yang harus dikelola secara serius agar lebih berdaya guna. Semoga.

Unit Kearsipan

Unit Kearsipan adalah penanggung jawab pengelolaan arsip dinamis di sebuah Pencipta Arsip.

Selama arsip masih aktif maka arsip masih ditangani oleh unit pengolah, tetapi jika sudah masa inaktif tugas Unit Kearsipan untuk mengingatkan UP agar menyusutkan arsip tersebut fengam cara memindahkannya ke Pusat Arsip yang dikendalikan oleh Unit Kearsipan.

Arsip Parpol adalah Memori Kolektif Bangsa

Menjelang pemilihan legislatif tahun depan, partai politik (parpol) ramai mensosialisasikan calon dan visi misinya. Masyarakat yang menjadi konsumen dari program-program mereka ikut juga terpengaruh. Namun, satu hal yang menjadi pertanyaan penulis, adakah parpol yang merawat atau menyerahkan arsip statisnya ke Lembaga Kearsipan Pemerintah baik pusat maupun daerah?

Parpol Harus Tertib Administrasi Arsip

Disadari ataupun tidak, parpol adalah bagian dari kehidupan berbangsa dan bernegara, tentu bukti-bukti kinerjanya adalah bagian dari memori kolektif bangsa yang harus tersimpan dan tertata rapi.  Orang orang yang berada di jajaran partai adalah tokoh tokoh yang berpotensi menjadi tokoh nasional. Terlebih lagi mereka yang sempat duduk di parlemen. Rekam jejak mereka adalah informasi penting, baik saat mereka masih di parpolnya hingga duduk sebagai wakil rakyat di parlemen.

Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dikatakan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan , organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Dari pengertian tersebut, kita bisa lihat bahwa semua bentuk rekaman adalah arsip yang tentunya bisa dijadikan alat bukti rekam jejak perjalanan berbangsa dan bernegara dan parpol termasuk di dalamnya.

Parpol di zaman dulu yang masih bisa kita baca jejaknya, misalnya, Partai Nasional indonesia (PNI) yang dibentuk oleh Dr. Tjipto Mangunkusumo dan Mr Sartono, itu semua berkat keberadaan arsip pemerintah kolonial yang masih tersimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Kita masih bisa melihat siapa pendiri dan tokoh tokoh penting yang memegang partai tersebut dan juga  mempengaruhi perjalanan proses kemerdekaan negeri ini. Dan sekali lagi itu berkat keberadaan arsip organisasi tersebut yang masih terselamatkan hingga sekarang.

Karena Kiprah Parpol adalah Memori Kolektif Bangsa

Mengapa parpol harus menyimpan dan menyelamatkan arsip-arsipnya? Karena parpol adalah unsur negara yang secara tidak langsung mewarnai perjalanan kehidupan berbangsa dan bernegara. Generasi yang akan datang perlu mengetahui perjalanan bangsanya dan itu semua tak bisa didapatkan jika tanpa informasi yang autentik, yaitu arsip. Parpol harus mempunyai unit kearsipan untuk mengamankan memori kolektif bangsa yang berupa rekaman kegiatan organisasinya yang dilakukan sepanjang eksistensinya sebagai  parpol.

Segala rekaman kegiatan yang dilakukan oleh partai politik beresiko menjadi arsip statis yang bernilai sekunder, atau arsip yang mempunyai nilai informasi kesejarahan, terlebih lagi informasi yang berhubungan dengan sejarah pembentukan parpol dan tokoh tokohnya yang duduk di parlemen.

Sejauh ini, penulis belum pernah mendengar ada parpol yang atas inisiatifnya menyerahkan arsip-arsip statisnya ke ANRI. Bila ini terus berlanjut, ada kemungkinan parpol tersebut kehilangan informasi eksistensi parpolnya dan negara pun berpeluang kehilangan memori kolektifnya yang di kemudian hari bisa dijadikan referensi sejarah bangsa.

Parpol harus mencontoh dua ormas besar yaitu Nahdlatul Ulama (NU) dan Muhammadiyah yang pada tahun 2014  telah menyerahkan arsip arsip statisnya yang  bernilai kesejarahan  ke ANRI.  Bila parpol tidak mengikuti jejak organisasi yang dengan tertib telah menyerahkan arsip statsnya ke ANRI,   kerugian besar akan ditanggung oleh parpol itu sendiri karena rekam jejaknya tak berbekas.

Masih ada waktu bagi parpol parpol yang ada untuk melakukan pengamanan arsipnya sepanjang parpol tersebut masih eksis. Tentunya dukungan sarana dan prasarana serta sumber daya manusia yang terlibat dalam pengelolaan kearsipan  harus diperhatikan oleh seluruh unsur pemegang kebijakan parpol. Biarbagaimanapun pengelolaan kearsipan tidak bisa dilakukan sambil lalu,  perlu perencanaan manajemen kearsipan yang matang untuk menjalankannya. Mari selamatkan arsip sebagai memori kolektif bangsa.