Sadar Arsip Minimalkan Tindakan Korupsi

Korupsi seakan tak pernah berhenti di Negeri ini. Kasus terbaru menyeret Gubernur Jambi, Zumi Zola marak menjadi berita di media nasional. Juga kasus Bupati Jombang yang menjadi tersangka oleh Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK). Dan yang paling akhir adalah Operasi tangkap tangan di sebuah kabupaten di Jawa Barat.

Seringkali dalam pemberantasan korupsi peranan dokumen/arsip begitu penting sebagai bukti adanya transaksi. Koruptor seringkali tidak bisa berkutik bila penyidik dari Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) sudah mendapatkan dokumen penting berkaitan dengan transaksi bermasalah tersebut.

Namun, anehnya di setiap lembaga pemerintahan pengelolaan kearsipan malah kurang mendapat perhatian penanganannya. Padahal semua lembaga publik itu menyadari bahwa arsip termasuk salah satu elemen penting dalam transparansi birokrasi agar setiap proses menjalankan pemerintahan bisa dilihat oleh masyarakat.

Sebagai arsiparis, penulis bisa memberikan gambaran bahwa hampir di setiap elemen pemerintahan baik pusat maupun pemerintahan daerah indikasi adanya penanganan arsip kurang serius bisa dilihat dari anggaran yang disediakan untuk pengelolaan kearsipan pasti sangat kecil bahkan ada yang tidak ada. Bila dilihat dari sini apakah mengkin sebuah kegiatan di lembaga publik bisa berjalan tanpa adanya anggaran pada kegiatan tersebut.

Melihat pentinganya arsip sebagai bukti rekaman kegiatan sebuah lembaga publik maka arsip bisa menjadi salah satu elemen pendukung pencegahan tindak pidana korupsi. Namun, anehnya kegiatan kearsipan sepertinya menjadi urusan yang kesekian dalam administrasi pemerintahan di negeri ini.

Bukti kecil yang bisa dijadikan indikator adalah masih banyak Aparatur Sipil Negara (ASN) yang mengetahui keberadaan UU No 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan yang menjadi payung hukum penyelenggaran kearsipan di negeri ini.

Tahun 2017 Kepala Arsip Nasional telah mengeluarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2017 tentang Gerakan Nasional sadar Tertib Arsip (GNSTA). GNSTA adalah upaya untuk peningkatan kesadaran lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah dalam mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan melalui aspek kebijakan, organisasi, sumber daya kearsipan, prasarana dan sarana, pengeloaan arsip serta pendanaan kearsipan.

Ketidakteraturan pengelolaan arsip ini diperparah dengan kekosongan petugas khusus pengelola arsip/arsiparis di banyak lembaga publik yang semakin membuat ketidakteraturan informasi di lembaga tersebut. Meski di negara kita sudah ada Undang undang yang mengatur tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP) namun kegiatan kearsipan nampaknya masih jauh panggang dari api untuk bisa dikatakan kredibel dan terpercaya.

Sebagaimana amanat UU No 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan telah disebutkan secara jelas dalam pasal 3 (tiga) bahwa tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. Untuk itu pengelolaan arsip haruslah menjadi tulang punggung untuk mencegah dan mengontrol penyelewengan keuangan yang menjurus ke tindak pidana korupsi.

Di era pemberantasan korupsi di negeri ini harusnya para pemegang kebijakan sudah bisa lebih mawas diri untuk bisa memberdayakan kearsipan di lembaga masing-masing agar transparansi birokrasi bisa lebih bisa dipertanggungjawabkan dan tidak menjadi jargon semata-mata. Pemberantasan korupsi musykil terjadi tanpa adanya dokumen sebagai barang bukti kejahatan sebuah transaksi keuangan.

Semua jenis transaksi di lembaga publik harus tercatat dan bisa dipertanggungjawabkan. Kearsipan mempunyai peran penting di sini karena kearsipan juga mencakup reliabilitas dan otentisitas sebuah dokumen. Tanpa otentisitas dan reliabilitas maka dokumen tersebut bukanlah sebuah arsip dan tentunya tidak bisa dijadikan alat bukti di pengadilan.

Sekali lagi bila kita semua mau mencegah dan memberantas tindak pidana korupsi, poin penting yang bisa kita jadikan obyek penyelidikan adalah dokumen /arsip.

Untuk itu di setiap lembaga pengawasan publik hendaknya bisa mengingatkan setiap pegawai instansi publik agar selalu mengarsipkan setiap transaksi yang dilakukan. Hal ini disebabkan  karena apabila transaksi itu tidak ada arsipnya bisa otomatis membuat si pelaku dicurigai telah melakukan proses transaksi di bawah tangan dan semua transaksi di bawah tangan punya kecenderungan terjadi penyimpangan.

Mari Sukseskan Gerakan Sadar Tertib Arsip!

Principal of Provenance (Prinsip Asal-usul)

Salah satu prinsip dalam pengelolaan arsip adalah mengembalikan ke asal usulnya dari mana arsip tersebut berasal. Ini biasanya yang paling sulit bila kita tidak tahu tupoksi dari pencipta arsipnya.

Arsiparis dituntut untuk selalu memahami tupoksi sebuah organisasi agar ketika menerapkan principal of provenance tidak keliru.

Selain itu, dalam pengelolaan arsip khususnya pada tahap penyusutan memang yang paling sulit karena menyangkut penilaian arsip apakah berguna sekunder yang akan digunakan oleh masyarakat.

Nah, pemahaman tupoksi itu penting agar dalam mengelola arsip tidak salah alamat dan juga informasi arsip itu melekat dengan fungsi organisasi pemilik arsip tersebut.

Tidak ada ruginya bila kita, arsiparis, selalu rajin membaca tugas pokok sebuah organisasi karena itu adalah sarana untuk kita mengelola arsip.

Menyelamatkan Arsip Siaran Untuk Generasi Masa Depan

KONTEN hasil siaran lembaga penyiaran baik televisi dan radio merupakan khasanah yang bisa menjadi memori kolektif bangsa karena bersifat informasional dan tak jarang bernilai kesejarahan. Sebuah berita yang berskala nasional baik dari segi pelaku yang terlibat di dalamnya maupun peristiwanya adalah arsip yang harus bisa menjadi bahan  memori perjalanan kehidupan sebagai bangsa.

Inilah yang disampaikan Kepala Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, Drs Sudjono MM,  saat membuka Workshop Penyelamatan Arsip Siaran  di Hotel Ibis Surabaya, Selasa (15/3/2016).

Hadir beberapa praktisi penyiaran di antaranya; Errols Jonathans (Suara Surabaya Media), M Shaleh (TVRI Pusat Jakarta), dan Donny Maulana (KPID Jawa Timur). Persoalan arsip audio visual dan penanganannya dalam kaitannya sebagai bahan informasi yang harus direkam dan diselamatkan untuk kepentingan generasi mendatang, banyak diulas.  

Arsip audio visual berbeda penanganannya dengan arsip kontekstual/kertas karena dalam arsip audio visual melekat copyright/hak cipta. Dalam proses penyerahan ke lembaga kearsipan memerlukan aturan baku yang disepakati lembaga penyiaran sebagai pencipta arsip dan lembaga kearsipan sebagai pemelihara arsip statis.

Perwakilan Dinas Kominfo  Jatim, Agus DM, mengingatkan bahwa ada kewajiban merekam dan menyerahkan hasil rekaman bagi lembaga penyiaran atas konten hasil siarannya kepada lembaga yang ditunjuk sebagimana diatur UU No 32/2002 tentang Penyiaran.

Peserta dari lembaga penyiaran kebanyakan belum familiar dengan UU tersebut sehingga dalam diskusi mereka mengajukan rekomendasi agar mengenai serah terima ini perlu ada mekanisme yang jelas sehingga kedua pihak (lembaga kearsipan dan lembaga penyiaran) ada kesesuaian persepsi dalam memaknai amanat UU tersebut.

Terlepas dari masalah tersebut, apa yang dilakukan Bapusip Jatim merupakan langkah awal yang perlu didukung agar memori sejarah bangsa berupa arsip audio visual yang kebanyakan dimiliki oleh lembaga penyiaran bisa terselamatkan dan bisa melengkapi informasi yang terkandung dalam arsip kontekstual. Semoga.