ARSIP BUKAN TEMPAT ORANG “BUANGAN”, HARUS DITANGANI ORANG YANG KOMPETEN DI BIDANGNYA

-->

Kearsipan harus dikelola oleh manusia yang memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang kearsipan, serta harus dikelola oleh orang yang tepat kalau tidak mau kehilangan resiko kearsipannya amburadul. Arsip adalah sumber informasi yang harus dikelola secara baku dan benar sehingga dapat berdaya guna dalam setiap pengambilan keputusan. Undang -undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan pasal 30 juga telah mengamanatkan bahwa kearsipan harus ditangani oleh arsiparis dan sunber daya manusia yang memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang kearsipan.

Demi menjalankan amanat undang-undang tersebut Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Lamongan, Rabu 24 April 2013, mengadakan bimbingan teknis kearsipan bagi Petugas Khusus Pengelola Arsip pada Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) se-Kabupaten Lamongan. Tujuan dari bimbingan teknis ini, diharapkan petugas pengelola arsip setiap SKPD mempunyai kompetensi dasar dalam mengelola arsipnya masing-masing sehingga proses penyusutannya bisa tertib dilaksanakan secara berkala. Selama ini kelemahan mendasar dari setiap SKPD adalah penanganan terhadap arsip inaktifnya yang menumpuk tanpa pendataan yang jelas sehingga mengurangi efisiensi ruangan kerja karena terganggu oleh arsip yang berserakan di mana-mana.

Seperti yang dikeluhkan oleh salah satu peserta pelatihan bahwa selama ini terjadinya penumpukan arsip itu disebabkan karena petugas yang selalu berganti dan kurangnya kepedulian pimpinan dalam mengontrol pengelolaan kearsipan. Kearsipan hanya dilirik ketika ada persoalan dan tidak menjadi prioritas penanganannya sebagai sumber informasi dalam setiap pengambilan keputusan. Bahkan, penanganan arsip ini, sering kali, diserahkan pada orang tua atau orang-orang “buangan”. Kondisi inilah yang mengakibatkan menumpuknya arsip karena arsip tidak dikelola sejak awal hingga pada saat arsip perlu disusutkan mengalami kesulitan. Dengan kondisi arsip yang tidak terdata dan tertata secara benar, pada akhirnya proses pengambilan keputusan pada sebuah organisasi itu pun terganggu .

Dalam pelatihan ini Kepala Bidang Pembinaan, selaku ketua panitia, Ibu Sri Purwoningsih juga berharap pada setiap peserta untuk mengubah paradigmanya terhadap kearsipan bahwa arsip bukanlah tempat orang buangan karena arsip adalah sumber informasi yang harus ditangani oleh orang orang yang kompeten di bidangnya. Arsip bukan urusan sepele yang bisa ditangani oleh siapa saja seperti anggapan orang selama ini. Maukah kita menyerahkan pengelolaan kearsipan ini pada orang-orang yang tidak kompeten yang pada akhirnya akan menghambat proses pengambilan keputusan kita dalam berorganisasi?