Unit Kearsipan

Unit Kearsipan adalah penanggung jawab pengelolaan arsip dinamis di sebuah Pencipta Arsip.

Selama arsip masih aktif maka arsip masih ditangani oleh unit pengolah, tetapi jika sudah masa inaktif tugas Unit Kearsipan untuk mengingatkan UP agar menyusutkan arsip tersebut fengam cara memindahkannya ke Pusat Arsip yang dikendalikan oleh Unit Kearsipan.

Arsip Parpol adalah Memori Kolektif Bangsa

Menjelang pemilihan legislatif tahun depan, partai politik (parpol) ramai mensosialisasikan calon dan visi misinya. Masyarakat yang menjadi konsumen dari program-program mereka ikut juga terpengaruh. Namun, satu hal yang menjadi pertanyaan penulis, adakah parpol yang merawat atau menyerahkan arsip statisnya ke Lembaga Kearsipan Pemerintah baik pusat maupun daerah?

Parpol Harus Tertib Administrasi Arsip

Disadari ataupun tidak, parpol adalah bagian dari kehidupan berbangsa dan bernegara, tentu bukti-bukti kinerjanya adalah bagian dari memori kolektif bangsa yang harus tersimpan dan tertata rapi.  Orang orang yang berada di jajaran partai adalah tokoh tokoh yang berpotensi menjadi tokoh nasional. Terlebih lagi mereka yang sempat duduk di parlemen. Rekam jejak mereka adalah informasi penting, baik saat mereka masih di parpolnya hingga duduk sebagai wakil rakyat di parlemen.

Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dikatakan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan , organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Dari pengertian tersebut, kita bisa lihat bahwa semua bentuk rekaman adalah arsip yang tentunya bisa dijadikan alat bukti rekam jejak perjalanan berbangsa dan bernegara dan parpol termasuk di dalamnya.

Parpol di zaman dulu yang masih bisa kita baca jejaknya, misalnya, Partai Nasional indonesia (PNI) yang dibentuk oleh Dr. Tjipto Mangunkusumo dan Mr Sartono, itu semua berkat keberadaan arsip pemerintah kolonial yang masih tersimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Kita masih bisa melihat siapa pendiri dan tokoh tokoh penting yang memegang partai tersebut dan juga  mempengaruhi perjalanan proses kemerdekaan negeri ini. Dan sekali lagi itu berkat keberadaan arsip organisasi tersebut yang masih terselamatkan hingga sekarang.

Karena Kiprah Parpol adalah Memori Kolektif Bangsa

Mengapa parpol harus menyimpan dan menyelamatkan arsip-arsipnya? Karena parpol adalah unsur negara yang secara tidak langsung mewarnai perjalanan kehidupan berbangsa dan bernegara. Generasi yang akan datang perlu mengetahui perjalanan bangsanya dan itu semua tak bisa didapatkan jika tanpa informasi yang autentik, yaitu arsip. Parpol harus mempunyai unit kearsipan untuk mengamankan memori kolektif bangsa yang berupa rekaman kegiatan organisasinya yang dilakukan sepanjang eksistensinya sebagai  parpol.

Segala rekaman kegiatan yang dilakukan oleh partai politik beresiko menjadi arsip statis yang bernilai sekunder, atau arsip yang mempunyai nilai informasi kesejarahan, terlebih lagi informasi yang berhubungan dengan sejarah pembentukan parpol dan tokoh tokohnya yang duduk di parlemen.

Sejauh ini, penulis belum pernah mendengar ada parpol yang atas inisiatifnya menyerahkan arsip-arsip statisnya ke ANRI. Bila ini terus berlanjut, ada kemungkinan parpol tersebut kehilangan informasi eksistensi parpolnya dan negara pun berpeluang kehilangan memori kolektifnya yang di kemudian hari bisa dijadikan referensi sejarah bangsa.

Parpol harus mencontoh dua ormas besar yaitu Nahdlatul Ulama (NU) dan Muhammadiyah yang pada tahun 2014  telah menyerahkan arsip arsip statisnya yang  bernilai kesejarahan  ke ANRI.  Bila parpol tidak mengikuti jejak organisasi yang dengan tertib telah menyerahkan arsip statsnya ke ANRI,   kerugian besar akan ditanggung oleh parpol itu sendiri karena rekam jejaknya tak berbekas.

Masih ada waktu bagi parpol parpol yang ada untuk melakukan pengamanan arsipnya sepanjang parpol tersebut masih eksis. Tentunya dukungan sarana dan prasarana serta sumber daya manusia yang terlibat dalam pengelolaan kearsipan  harus diperhatikan oleh seluruh unsur pemegang kebijakan parpol. Biarbagaimanapun pengelolaan kearsipan tidak bisa dilakukan sambil lalu,  perlu perencanaan manajemen kearsipan yang matang untuk menjalankannya. Mari selamatkan arsip sebagai memori kolektif bangsa.

Sadar Arsip Minimalkan Tindakan Korupsi

Korupsi seakan tak pernah berhenti di Negeri ini. Kasus terbaru menyeret Gubernur Jambi, Zumi Zola marak menjadi berita di media nasional. Juga kasus Bupati Jombang yang menjadi tersangka oleh Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK). Dan yang paling akhir adalah Operasi tangkap tangan di sebuah kabupaten di Jawa Barat.

Seringkali dalam pemberantasan korupsi peranan dokumen/arsip begitu penting sebagai bukti adanya transaksi. Koruptor seringkali tidak bisa berkutik bila penyidik dari Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) sudah mendapatkan dokumen penting berkaitan dengan transaksi bermasalah tersebut.

Namun, anehnya di setiap lembaga pemerintahan pengelolaan kearsipan malah kurang mendapat perhatian penanganannya. Padahal semua lembaga publik itu menyadari bahwa arsip termasuk salah satu elemen penting dalam transparansi birokrasi agar setiap proses menjalankan pemerintahan bisa dilihat oleh masyarakat.

Sebagai arsiparis, penulis bisa memberikan gambaran bahwa hampir di setiap elemen pemerintahan baik pusat maupun pemerintahan daerah indikasi adanya penanganan arsip kurang serius bisa dilihat dari anggaran yang disediakan untuk pengelolaan kearsipan pasti sangat kecil bahkan ada yang tidak ada. Bila dilihat dari sini apakah mengkin sebuah kegiatan di lembaga publik bisa berjalan tanpa adanya anggaran pada kegiatan tersebut.

Melihat pentinganya arsip sebagai bukti rekaman kegiatan sebuah lembaga publik maka arsip bisa menjadi salah satu elemen pendukung pencegahan tindak pidana korupsi. Namun, anehnya kegiatan kearsipan sepertinya menjadi urusan yang kesekian dalam administrasi pemerintahan di negeri ini.

Bukti kecil yang bisa dijadikan indikator adalah masih banyak Aparatur Sipil Negara (ASN) yang mengetahui keberadaan UU No 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan yang menjadi payung hukum penyelenggaran kearsipan di negeri ini.

Tahun 2017 Kepala Arsip Nasional telah mengeluarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2017 tentang Gerakan Nasional sadar Tertib Arsip (GNSTA). GNSTA adalah upaya untuk peningkatan kesadaran lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah dalam mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan melalui aspek kebijakan, organisasi, sumber daya kearsipan, prasarana dan sarana, pengeloaan arsip serta pendanaan kearsipan.

Ketidakteraturan pengelolaan arsip ini diperparah dengan kekosongan petugas khusus pengelola arsip/arsiparis di banyak lembaga publik yang semakin membuat ketidakteraturan informasi di lembaga tersebut. Meski di negara kita sudah ada Undang undang yang mengatur tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP) namun kegiatan kearsipan nampaknya masih jauh panggang dari api untuk bisa dikatakan kredibel dan terpercaya.

Sebagaimana amanat UU No 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan telah disebutkan secara jelas dalam pasal 3 (tiga) bahwa tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. Untuk itu pengelolaan arsip haruslah menjadi tulang punggung untuk mencegah dan mengontrol penyelewengan keuangan yang menjurus ke tindak pidana korupsi.

Di era pemberantasan korupsi di negeri ini harusnya para pemegang kebijakan sudah bisa lebih mawas diri untuk bisa memberdayakan kearsipan di lembaga masing-masing agar transparansi birokrasi bisa lebih bisa dipertanggungjawabkan dan tidak menjadi jargon semata-mata. Pemberantasan korupsi musykil terjadi tanpa adanya dokumen sebagai barang bukti kejahatan sebuah transaksi keuangan.

Semua jenis transaksi di lembaga publik harus tercatat dan bisa dipertanggungjawabkan. Kearsipan mempunyai peran penting di sini karena kearsipan juga mencakup reliabilitas dan otentisitas sebuah dokumen. Tanpa otentisitas dan reliabilitas maka dokumen tersebut bukanlah sebuah arsip dan tentunya tidak bisa dijadikan alat bukti di pengadilan.

Sekali lagi bila kita semua mau mencegah dan memberantas tindak pidana korupsi, poin penting yang bisa kita jadikan obyek penyelidikan adalah dokumen /arsip.

Untuk itu di setiap lembaga pengawasan publik hendaknya bisa mengingatkan setiap pegawai instansi publik agar selalu mengarsipkan setiap transaksi yang dilakukan. Hal ini disebabkan  karena apabila transaksi itu tidak ada arsipnya bisa otomatis membuat si pelaku dicurigai telah melakukan proses transaksi di bawah tangan dan semua transaksi di bawah tangan punya kecenderungan terjadi penyimpangan.

Mari Sukseskan Gerakan Sadar Tertib Arsip!